鳥取市議会 2022-02-01 令和４年 ２月定例会（第１号） 本文
本事業の委託料額の確定通知書の公印が省略されていましたが、鳥取市文書取扱規程によりますと、公印の押印を省略すべきではなかったというものです。 （４）鳥取市協働による公園芝生化事業です。 次、お進みください。監査の結果、1)完了検査等の未実施について。
本事業の委託料額の確定通知書の公印が省略されていましたが、鳥取市文書取扱規程によりますと、公印の押印を省略すべきではなかったというものです。 （４）鳥取市協働による公園芝生化事業です。 次、お進みください。監査の結果、1)完了検査等の未実施について。
また、決裁済みの文書は、１年、５年、10年、30年等文書取扱規程で定められた保存年限に従い、データまたは簿冊の状態で保存しております。 次に、財産経営、資産管理についてのお尋ねであります。平成27年に鳥取市公共施設の経営基本方針を策定して、新しい公共施設経営に努めてきているが、この基本方針は40年間を方針期間としているが、現在の状況はどのようになっているのかと、このようなお尋ねであります。
◯浅井俊彦総務部長 本市では、文書取扱規程によりまして、職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録を行政文書として定義しております。これら行政文書は文書管理システムに文書名や保管場所等を登録し、各部署で整理・保管することとしております。
会議記録等の保存及び公開、パソコンなどに保存されているデータの管理に関する北栄町文書取扱規程の整備の進捗状況を質問します。以上です。 ○議長（飯田 正征君） 松本町長。 ○町長（松本 昭夫君） 秋山議員の御質問にお答えいたします。 防災・減災の取り組みと個人情報の取り扱いについての御質問でございます。
○（辻総務部長） 公文書管理の現状についてでございますが、本市の公文書の管理は、米子市文書取扱規程に基づいて行っているところでございます。この規程に基づきまして、各課では課長が文書取扱管理者として、職員を指揮監督し、担当課長補佐等が文書取扱主任として所管する文書の適正かつ円滑な処理をつかさどっているところでございます。
本市におきましての公文書の管理につきましては、鳥取市文書取扱規程に基づき、作成、発送、保存、廃棄などの一連の事務について、総務課長の指導のもとに各所属の課長が所属職員を指揮監督して、文書の適正かつ円滑な処理に取り組むこととしておるところでございます。
公文書で、記録に残す残さないだとか、文書取扱規程の中に出てくる、その文書がどこに該当するだとか、これは保存期間が何年なのか、保存しなくてもいいのか、そういうのは、この会議とかについてはそれぞれ定めがあるのか、それぞれこの会議はこういう文書に当たり、保存期間は幾らだというようなことはわかるんでしょうか。 ○議長（飯田 正征君） 松本町長。 ○町長（松本 昭夫君） 担当課長に説明させます。
まず、１点目は、岩美町役場文書取扱規程というのがございます。これによって付されていること。それから、岩美町役場文書編さん保存規程、この２点によって管理されておるということでございます。また、岩美町公文規程の中に公文書の種類と分類などについても定められておるというようなことでございまして、こういった規程等を用いまして文書を管理させていただいておるというのが現状でございます。
○１５番（福井康夫君） 大変詳しく答弁いただきましたけども、倉吉市文書取扱規程等、平成１９年に定められましたけども、これに沿った形で答弁も幾つかいただきました。
保存基準についてですが、琴浦町文書取扱規程によると、永年保存、特に重要な書類、１０年が重要な書類、５年が永年や１０年に属さないもの、そして１年といったぐあいですが、その判断基準はどの段階で誰がしているのか。また、１０年や５年等のものは保存年限が来た時点で即廃棄処分としているのか。
公文書の保存年限につきましては、鳥取市文書取扱規程に基づきまして、文書の種類、内容、重要性などを個々に判断いたしまして、１年、５年、10年、永年と４つの区分で設定し、保存を行っているところでございます。
次に、適正な文書管理についてでございますが、本市におきましては、米子市文書取扱規程に基づき、各所管課は保存期間を定めて文書登録を行い、毎年度、文書の所在を確認しております。なお、廃棄する場合には、各所管課で保存期間の確認を再度行った上で廃棄させるようにしております。
なお、情報公開について、個人情報保護条例に基づき、また公文書につき文書取扱規程及び文書整理保存規程に基づき今後も適正に処理・管理するよう努めてまいります。 コンプライアンスとは、一般的に法令遵守と解されていますが、法令、条例、規則等を遵守するだけでなく、それらに加えて社会規範やマナー、それから組織倫理等についてもきちんと守ることと言われています。
本市におきましては、鳥取市文書取扱規程、これは平成２年７月に施行した規程であります。また、歴史的文書等の収集及び保存に関する規程、これは平成11年４月に施行しておりますが、こういった規程を定めまして、保存年限の見直しなど、必要に応じて改正を行いながら公文書の適正な管理を実施しているところでありまして、公文書管理法の趣旨にも合致しているものと考えております。
本市の公文書は、鳥取市文書取扱規程に基づきまして、文書の内容等に応じ、永年、10年、５年、１年と保存期間別に分類し、常用のものは各所管課の事務所において、その他のものは本庁や駅南庁舎等の集中書庫において保存しております。
まず、公文書の保存・管理につきましては、本市の文書取扱規程、及び歴史的文書等の収集及び保存に関する規程、こういう市の規則のもとで適正に推進しているところであります。今年度25年度は特に次の３点に重点的に取り組んでおります。第１に、主管課が執務室で保管している文書の書庫への引き継ぎの徹底であります。
○（上村総務部長） 本市における公文書の管理についてでございますが、本市が保有しております公文書に関しましては、収受から施行、保存、廃棄に至るまでのそれぞれの段階での取り扱いに必要な事項を規定した米子市文書取扱規程に基づき、適正な対応に努めているところでございます。
本市の現状といたしましては、鳥取市の文書取扱規程というものがございまして、これに基づきまして、１つには、事務室内に公文書を保管しております。また、本庁舎に隣接しております書庫、駅南庁舎の地下室、あるいは各総合支所の書庫、こういったところで保管している現状でございます。また、合併前の町村で保管しておりました公文書につきましても、合併後に整理とか登録作業、こういった作業をずっと続けて進めております。
まず、公文書の管理についてでございますが、本市が保有しております公文書に関しましては、収受から施行、保存、廃棄に至るまでのそれぞれの段階での取り扱いに必要な事項を規定した米子市文書取扱規程に基づき、適正な対応に努めているところでございます。
具体的には申請受けた書類などの厳重な保管、これをいたして、かぎのかかる部屋で管理をしているといったことでありますが、あわせて鳥取市個人情報保護条例、鳥取市文書取扱規程などに基づきまして、個人情報が漏れることがないようにということで厳密に厳格に取り扱いをしております。